Suite à l’évaluation de LabexMed en 2015, la nécessité de conserver et de rendre accessible la mémoire du fonctionnement du labex et de ses développements scientifiques est apparue. Il est devenu essentiel de mener une politique d’archivage numérique qui renforce la visibilité de l’ensemble du projet et de ses résultats, tout en conservant l’historique du programme et en garantissant l’accès à ces données au-delà de la fin du labex.

L’équipe de pilotage s’est alors lancée dans une dynamique de structuration et d’archivage des données générées par l’ensemble de ses activités propres de gouvernance (appel à projet, appel à candidature, processus de sélection, compte-rendu conseil …) et des activités de recherche, formation et valorisation soutenues par le programme et réalisées dans les différents laboratoires de son périmètre. L’objectif est d’archiver l’ensemble de ces données dans un entrepôt commun. et de les rendre accessibles via une même interface de recherche, et ceci de façon pérenne. La campagne d’archivage nous a également donné l’occasion de revoir la présentation du site institutionnel de LabexMed afin de mieux rendre compte de l’ensemble des activités menées dans le cadre du programme.

Afin de mener à bien ce projet, nous avons choisi d’utiliser le pack Nakalona, service mis à la disposition de la communauté de recherche par la TGIR Huma-Num. L’accès aux différents outils et service à la recherche qu’Huma-Num propose est gratuit, leur maintenance assurée par leur propre équipe informatique et l’hébergement des données est sécurisé sur leurs serveurs. Pour ces différentes raisons ainsi qu’une collaboration déjà existante avec l’équipe de la TGIR Huma-Num, LabexMed s’est dès le début tourné vers cette infrastructure pour mettre en place le projet.

Le pack Nakalona que nous avons décidé d’utiliser, propose un entrepôt de stockage des données (qui repose sur l’outil Nakala) relié à un logiciel permettant de rendre visible ces données via un site web (ici le logiciel d’édition de contenu et de gestion de bibliothèque numérique Omeka).[1]

L’utilisation de ce pack nous a permis d’engager une démarche de stockage standardisée par la structuration, la hiérarchisation, la création de métadonnées (au format Dublin Core) ainsi que la documentation liée. Les différents types de documents produits grâce au soutien de LabexMed (documentaires vidéos, captations audios et vidéos de conférences et de séminaires, affiches d’ateliers ou de manifestations scientifiques, documents liés à des expositions, supports de présentation, photographies, etc.) ont étés recensés, catégorisés, renommés et rassemblés pour un volume actuel d’environ 20 Go de données[2]. La majorité du contenu est publique et donc visible depuis le site web, ainsi qu’interopérable. La partie restante concerne la documentation du projet et le fonctionnement de LabexMed, elle reste privée dans l’entrepôt et n’est pas reliée au site web. Cependant, si certains documents ne sont pas accessibles au public, leurs métadonnées le sont.

La mise en œuvre est réalisée de manière collaborative. Même s’il a été impulsé et conduit par une personne, le projet nécessite l’implication de l’ensemble de l’équipe de pilotage de LabexMed jusqu’à sa finalisation. En effet, chaque membre de l’équipe rassemble les documents qui concernent le volet d’activités dont il a la responsabilité, participe à la hiérarchisation des données dudit volet ainsi qu’à la mise en ligne des données et à l’éditorialisation du nouveau site web.

La maîtrise des outils utilisés permet à l’équipe de garder le contrôle sur les données et le rythme de dépôt peut suivre celui du projet. En effet, l’archivage actuel est à jour mais il demeure dynamique et se poursuivra jusqu’au terme du programme. Le développement du projet est facilité par la présence d’un personnel de l’équipe de pilotage LabexMed au fait des techniques de documentation ayant un temps de travail dédié à la coordination et la mise en place du projet, ainsi que d’un personnel entièrement dédié au regroupement, à la création et à la saisie des métadonnées.

Il est à noter que l’usage de ce pack nécessite la maîtrise d’un langage de programmation pour utiliser la fonctionnalité d’import par lots [3]. De plus, il faut garder à l’esprit que s’agissant d’un outil ouvert à toute la communauté scientifique, cela induit qu’il ne peut pas y avoir d’ajout de plugin ou de module spécifique sans que celui-ci n’impacte la totalité de la communauté d’utilisateurs. L’équipe de la TGIR Huma-Num étudie donc les demandes particulières et prend la décision de les développer ou non en fonction de la faisabilité et de la pérennité de la maintenance suite à cette éventuelle modification.

En définitive, grâce au dispositif Nakalona nous avons pu impulser la réalisation d’un archivage intermédiaire des données LabexMed, qui restera accessible post-programme (après 2020). Le public, comme les institutions d’évaluation pourront avoir une vision d’ensemble des résultats scientifiques et des processus de mise en œuvre du programme LabexMed. Si le développement du projet d’archivage a demandé du temps et des moyens humains importants, il permettra à son terme de rendre interopérable et de sécuriser un grand nombre de données de la recherche pour les années à venir.

[1] Des plugins développés spécifiquement par la TGIR Huma-Num permettent de faire le lien entre les deux outils mais ils peuvent également être utilisés et mis à disposition de la communauté de recherche par Huma-Num séparément pour des besoins différents au projet décrit dans ce billet

[2] Volume estimé en février 2018

[3] Nous remercions vivement notre collègue Jean-Baptiste Bertrand du LAMES pour ses conseils et l’importante aide qu’il nous a apporté sur ce point.